物料是制作企業(yè)成本的重要組成部分，為此制造企業(yè)必須不斷學(xué)習(xí)物料管理理論，在吸收先進(jìn)的物料成本管理方法的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)和完善物料成本管理，科學(xué)合理的編制物料需求。企業(yè)的物料，一般可分為生產(chǎn)物料與非生產(chǎn)物料。對(duì)于生產(chǎn)物料而言，絕大多數(shù)的制造企業(yè)都比較重視，且對(duì)其的管理與采購(gòu)不管從人力還是物力上都投入較多，而對(duì)于非生產(chǎn)物料而言，其往往被當(dāng)前大多數(shù)制造企業(yè)所忽視。因此，下面精益生產(chǎn)咨詢公司就制造企業(yè)如何建立一套科學(xué)的非生產(chǎn)物料管理控制、成本控制的方法以及非生產(chǎn)性物料的采購(gòu)模式進(jìn)行了探討與分析。

物料管理

一、非生產(chǎn)物料定義

非生產(chǎn)物料定義：“不構(gòu)成產(chǎn)品實(shí)體的、非采購(gòu)部采購(gòu)范圍的一切物料、物品。”非生產(chǎn)物料管理控制的目標(biāo)：以合理的采購(gòu)成本、采購(gòu)費(fèi)用、倉(cāng)存費(fèi)用，采購(gòu)和儲(chǔ)存非生產(chǎn)物料，最大可能地滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)對(duì)非生產(chǎn)物料的需求，保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行。

二、非生產(chǎn)物料管理控制三要點(diǎn)

(一)非生產(chǎn)物料管理控制點(diǎn)之一：部門(mén)月計(jì)劃

具體部門(mén)是非生產(chǎn)物料的消耗方向。部門(mén)的非生產(chǎn)物料月份耗用量準(zhǔn)確度，是非生產(chǎn)物料管理控制的基礎(chǔ)點(diǎn)。如何準(zhǔn)確制定本部門(mén)的非生產(chǎn)物料月份耗用量，是具體消耗非生產(chǎn)物料部門(mén)的責(zé)任。

(二)非生產(chǎn)物料管理控制點(diǎn)之二：月采購(gòu)計(jì)劃

非生產(chǎn)物料的采購(gòu)過(guò)程是一采購(gòu)行為的執(zhí)行過(guò)程。采購(gòu)量、采購(gòu)的非生產(chǎn)物料品質(zhì)、采購(gòu)周期是這一過(guò)程的管理控制點(diǎn)。性價(jià)比的合理性，供應(yīng)商的確定，供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的判定，多長(zhǎng)的時(shí)間采購(gòu)一次，每一次應(yīng)采購(gòu)多少等問(wèn)題，是編制采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)達(dá)到的基本要求。這是非生產(chǎn)物料采購(gòu)部門(mén)的責(zé)任。

(三)非生產(chǎn)物料管理控制點(diǎn)之三：倉(cāng)庫(kù)

倉(cāng)庫(kù)是聯(lián)系采購(gòu)與領(lǐng)用的中間環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)非生產(chǎn)物料管理控制點(diǎn)在于：庫(kù)存的周期，庫(kù)存的費(fèi)用，結(jié)合采購(gòu)與領(lǐng)用的合理庫(kù)存量的確定。這是非生產(chǎn)物料倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)的責(zé)任。

三、非生產(chǎn)性物料采購(gòu)管理及成本控制

非生產(chǎn)性費(fèi)用有三大特點(diǎn)：費(fèi)用發(fā)生零散。非生產(chǎn)性費(fèi)用發(fā)生頻率高但數(shù)額一般不大，這是非生產(chǎn)性費(fèi)用與其他費(fèi)用相比的一大特點(diǎn)；容易被忽視。由于每筆費(fèi)用的額度不大，所以容易被制造企業(yè)的管理層忽視，從而造成企業(yè)費(fèi)用管理上的一個(gè)漏洞；不可預(yù)見(jiàn)性大。制造企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是一個(gè)異常復(fù)雜的過(guò)程，這就造成了企業(yè)在很多非生產(chǎn)性費(fèi)用開(kāi)支方面的不可預(yù)見(jiàn)性，給企業(yè)的費(fèi)用控制帶來(lái)了很多難處。

(一)非生產(chǎn)性物料采購(gòu)對(duì)于制造企業(yè)所帶來(lái)的挑戰(zhàn)

1、對(duì)物料管理的挑戰(zhàn)

現(xiàn)在大部分企業(yè)都運(yùn)用了ERP系統(tǒng)來(lái)管理企業(yè)的生產(chǎn)物料，然而生產(chǎn)原料和零件的采購(gòu)一般都在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行管理，非生產(chǎn)性采購(gòu)大部分都在ERP系統(tǒng)外管理，即使在ERP中進(jìn)行管理也會(huì)覺(jué)得很別扭。這是因?yàn)榇蠖鄶?shù)ERP系統(tǒng)中的采購(gòu)管理是為生產(chǎn)性采購(gòu)而設(shè)計(jì)的，而非生產(chǎn)性采購(gòu)的管理流程和管控重點(diǎn)是不一樣的。

生產(chǎn)性采購(gòu)直接用于產(chǎn)品生產(chǎn)，其合法性來(lái)自于生產(chǎn)計(jì)劃以及物料需求計(jì)劃，并可短期內(nèi)產(chǎn)生直接收入。而非生產(chǎn)性采購(gòu)則不同，我們就拿公司電腦設(shè)備的購(gòu)買或維修來(lái)說(shuō)吧，這是一筆費(fèi)用性支出，對(duì)于這個(gè)費(fèi)用，企業(yè)一般每年都會(huì)有單獨(dú)預(yù)算，當(dāng)一筆費(fèi)用將要實(shí)際發(fā)生時(shí)，我們就會(huì)先看看：這項(xiàng)預(yù)算已用了多少？還剩多少？如果要發(fā)生這筆費(fèi)用，會(huì)超預(yù)算嗎？如果沒(méi)超預(yù)算，要走哪個(gè)審批流程？按照這筆費(fèi)用的金額，需要經(jīng)理審批？還是需要總監(jiān)？如果費(fèi)用發(fā)生會(huì)超預(yù)算，要走特殊審批流程嗎？ 由此可以看出，非生產(chǎn)采購(gòu)是通過(guò)預(yù)算和審批流程來(lái)進(jìn)行管控的，因此需要更加嚴(yán)格的管控流程。

2、對(duì)財(cái)務(wù)管理的挑戰(zhàn)

對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)管理來(lái)說(shuō)所有費(fèi)用都要進(jìn)行計(jì)劃(預(yù)算)、監(jiān)控和分析審計(jì)。新財(cái)年前，需要做每項(xiàng)費(fèi)用年度預(yù)算甚至是月度預(yù)算；在執(zhí)行過(guò)程中，費(fèi)用發(fā)生前，要確保費(fèi)用支出是在預(yù)算范圍內(nèi)；費(fèi)用發(fā)生后需要分析審計(jì)，需要從財(cái)務(wù)賬追查到業(yè)務(wù)的明細(xì)賬。

對(duì)于生產(chǎn)性采購(gòu)，由于采購(gòu)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成，財(cái)務(wù)人員很容易從財(cái)務(wù)賬查到業(yè)務(wù)明細(xì)賬。而大多數(shù)企業(yè)的非生產(chǎn)性采購(gòu)都是通過(guò)Excel或紙質(zhì)文件進(jìn)行管理的，也有使用獨(dú)立于ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)的購(gòu)買或開(kāi)發(fā)的第三方系統(tǒng)，但無(wú)論哪種方式，大多數(shù)都是通過(guò)按大類做匯總憑證記到財(cái)務(wù)賬中，財(cái)務(wù)管理人員很難將匯總的財(cái)務(wù)賬對(duì)應(yīng)到非生產(chǎn)性采購(gòu)的明細(xì)賬。即使不做匯總憑證，而做明細(xì)憑證，因?yàn)楣ぷ髁看蠛褪止げ僮鞯仍?，?cái)務(wù)賬的準(zhǔn)確性也難于保證。這對(duì)于財(cái)務(wù)管理的審計(jì)和控制來(lái)說(shuō)都是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)。

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，無(wú)論是生產(chǎn)性采購(gòu)和非生產(chǎn)性采購(gòu)都是要付錢出去的，因此同樣需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治龊蛯徲?jì)。因此只有將非生產(chǎn)性采購(gòu)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)緊密集成，才能象生產(chǎn)性采購(gòu)一樣能從財(cái)務(wù)賬一步一步查找到業(yè)務(wù)的原始憑證，實(shí)現(xiàn)真正意義上的分析和審計(jì)。

(二)非生產(chǎn)物料成本控制的幾個(gè)有效手段

1、制度保障

必須重視非生產(chǎn)性費(fèi)用控制的重要性，并要有相關(guān)的管理制度和控制細(xì)則來(lái)規(guī)范。在總結(jié)公司以前費(fèi)用控制管理辦法的基礎(chǔ)上，制定了《費(fèi)用控制管理細(xì)則》。管理細(xì)則須重點(diǎn)明確。非生產(chǎn)性費(fèi)用分類明細(xì)：每個(gè)公司可根據(jù)自己公司的業(yè)務(wù)情況，列出了相適應(yīng)的費(fèi)用分類明細(xì)，分類須對(duì)給類費(fèi)用作一個(gè)盡可能詳盡的描述，便于公司其他部門(mén)學(xué)習(xí)。

2、實(shí)行“三控”政策

制造企業(yè)在非生產(chǎn)物料的成本控制管理上應(yīng)采取“三控”政策，即控制單價(jià)、控制用量、控制結(jié)余?？刂茊蝺r(jià)，通過(guò)建立常用非生產(chǎn)物料核價(jià)一覽表，來(lái)控制非生產(chǎn)物料的采購(gòu)單價(jià)，使物料單價(jià)信息透明，防止采購(gòu)舞弊；控制用量，通過(guò)建立部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)配置表，來(lái)控制各部門(mén)超標(biāo)支出，同時(shí)配置量由人員編制、產(chǎn)線配置、使用頻度等要素決定，且原則上配置量不會(huì)改變，使用損壞時(shí)堅(jiān)持以舊換新，只有配置要素變更時(shí)方允許調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)配置表；控制結(jié)存，通過(guò)建立重要物品登記卡，來(lái)防止物品遺失、確保責(zé)任到人，且人員離職時(shí)需交接，丟失或損壞需折價(jià)賠償。

3、強(qiáng)化部門(mén)核算

成本控制實(shí)際上是一個(gè)全員參與、個(gè)體控制的過(guò)程。說(shuō)它全員參與是指企業(yè)的每一個(gè)人都會(huì)影響成本控制的結(jié)果，但成本控制的重點(diǎn)不是這些單個(gè)的個(gè)體，而是這些個(gè)體的直接領(lǐng)導(dǎo)者――部門(mén)經(jīng)理們。

現(xiàn)代企業(yè)對(duì)部門(mén)經(jīng)理的職能界定上最主要的一項(xiàng)就是：對(duì)本部門(mén)的成本進(jìn)行有效控制。如果部門(mén)經(jīng)理們真正對(duì)本部門(mén)非生產(chǎn)物料實(shí)施了有效的成本控制，實(shí)際上就實(shí)現(xiàn)了整個(gè)企業(yè)非生產(chǎn)物料的成本控制目標(biāo)。

因此實(shí)行以部門(mén)為單位的“部門(mén)核算”方法是一個(gè)有效的工具。其具體的實(shí)施方法如下：

明確部門(mén)經(jīng)理的費(fèi)用管理職責(zé)權(quán)限，將其對(duì)本部門(mén)非生產(chǎn)物料費(fèi)用的成本控制任務(wù)作為考核和監(jiān)督部門(mén)經(jīng)理的重要內(nèi)容之一來(lái)明確說(shuō)明，通過(guò)部門(mén)經(jīng)理的控制以及員工的普遍監(jiān)督達(dá)成目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)的“非生產(chǎn)物料成本控制”目的。部門(mén)核算優(yōu)點(diǎn)是極大地調(diào)動(dòng)了中層管理人員、員工的積極性和責(zé)任心，解決了兩個(gè)問(wèn)題：部門(mén)主管不管和沒(méi)有依據(jù)管的問(wèn)題，沒(méi)有制度就沒(méi)有執(zhí)行的依據(jù)，部門(mén)主管怎樣來(lái)管？為什么管？往往會(huì)導(dǎo)致這樣的問(wèn)題：部門(mén)主管做“好好先生”――只要員工申請(qǐng)就簽字，或者部門(mén)主管想控制，但有依據(jù)嗎？沒(méi)有。 實(shí)施部門(mén)核算最重要、也最關(guān)鍵的問(wèn)題是：怎樣確定部門(mén)的預(yù)算，預(yù)算高了失去核算的意義，預(yù)算低了部門(mén)會(huì)難以運(yùn)轉(zhuǎn)，關(guān)鍵是確定這個(gè)“度”，要想處理好這個(gè)問(wèn)題，關(guān)鍵的就是發(fā)動(dòng)財(cái)務(wù)、行政部門(mén)（成本運(yùn)行部門(mén)）的力量，同時(shí)在制定這個(gè)指標(biāo)時(shí)考慮縮小執(zhí)行周期，比如一個(gè)季度。在第一、二個(gè)（甚至更多）考核周期內(nèi)依照實(shí)際進(jìn)行微調(diào)，需要一段試運(yùn)行。

4、建立合理的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制

為刺激部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和員工的非生產(chǎn)物料成本控制意識(shí)，一般的核算辦法中都包含這樣的信息：凡年度非生產(chǎn)物料成本低于預(yù)算、利潤(rùn)高于預(yù)算的部分按比例進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)的方法是按照一定比例進(jìn)行部門(mén)提留，反之進(jìn)行相應(yīng)懲罰。年度非生產(chǎn)物料費(fèi)用的控制結(jié)果將直接影響部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的年度薪酬，企業(yè)通過(guò)對(duì)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的控制、員工本身的控制意識(shí)增強(qiáng)以及員工――部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)間的自覺(jué)監(jiān)督實(shí)現(xiàn)了非生產(chǎn)物料成本控制的目標(biāo)。

5、及時(shí)通報(bào)，建立季度費(fèi)用通報(bào)制

費(fèi)用歸口管理制是保障公司費(fèi)用的有序發(fā)生，而季度非生產(chǎn)物料費(fèi)用通報(bào)制的目的在于通過(guò)季度通報(bào)使各非生產(chǎn)物料費(fèi)用發(fā)生單位明白自己已經(jīng)發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用情況，從而有計(jì)劃地安排非生產(chǎn)物料費(fèi)用支出，避免非生產(chǎn)物料費(fèi)用發(fā)生的盲目性和超指標(biāo)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，制造企業(yè)的非生產(chǎn)物料管理是一個(gè)系統(tǒng)的工程，需要企業(yè)的管理層、財(cái)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)以及其他各內(nèi)部職能部門(mén)共同參與，通過(guò)制度保障，實(shí)行“三控”政策，強(qiáng)調(diào)部門(mén)核算，運(yùn)用合理的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，及時(shí)通報(bào)，建立季度費(fèi)用通報(bào)制等方法來(lái)形成一套科學(xué)的非生產(chǎn)物料管理控制、成本控制的方法，以及非生產(chǎn)性物料的采購(gòu)模式，為制造企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展提供有利的支持。