為什么5S管理是必要的呢？這聽起來是一個很簡單的問題，但要回答出來卻很難。生產率怎么樣，質量怎么樣，交付期怎么樣，解釋了一大堆，也不一定能夠解釋清楚。并且哆嗦的解釋也會讓人產生反感，那我們就回答說：“所有的人都要洗澡吧，它們是同一個道理。”而且我們還要反問：“你為什么要洗澡呢？”這樣就輪到對方難以回答問題了，于是他們就似懂非懂地接受了。

5S管理推行是否有必要

關于徹底地推行5S究竟能夠帶來什么樣的間接效果和直接效果，精益生產咨詢公司在此總結出了5S管理的七大效果。

效果1零無用功：消減成本

公司是盛產無用功的地方，“打電話時間長的工作人員，資料過多的工作人員都不能把工作干好”，這句話確實很有道理。

打電話時間長，就是沒有整理、整頓好自己語言的最好證據。

還有，擁有文件和資料過多的工作人員除了有很多必要資料以外，還有很多不必要的資料，這就屬于沒有整理整頓好文件或資料。整理不好自己的語言和文件資料的工作人員是干不好工作的。也就是說他的無用功做得太多了。這種現象不局限于某些人，生產一線和事務所都一樣。半成品庫存和成品庫存過多沒有用；文件、資料和票據過多沒有用。貨架手推車等搬

運工具過多沒有用；圓珠筆、字筆、訂書機等文具過多也沒有用；不必要的空間、設備沒用；查找、躲閃、回避等多余工作沒有用；拿、放、數、搬運、移動等動作中會產生無用功。

效果2零劣質產品：保證產品質量

拿錯了擺放得雜亂無章的資料，看錯了更改過的資料之類的錯誤也是經常發生的。

在生產一線還可能由于沒有規定放置區或者是沒有標明記號，致使出現零件組裝錯誤或安裝錯誤，制造出劣質產品。

還有，由于刀具的擺放無序也可能生產出劣質產品。在臟、亂、差的工廠里由于操作錯誤。生產出劣質產品是不足為奇的。如果我們在規定的地點擺放規定的東西，并且按規定取出東西使用，很多錯誤應該都可以避免。

效果3零故障：保證生產

現在在事務所OA機器是必不可少的。復印機如果有一臺出現了故障，那么過了一會兒，等待復印的資料就會堆積如山，而修理人員就要汗流俠背地對其進行修理。

雖然修理人員會警告說：“出現故障的原因是機器擺放的地方太熱了，能不能換一個地方呢？”這時卻有人回應到：“我們這兒地方太狹窄了，只有這里才能放得下。”機器仍舊被擺在復印紙、文件堆成山，落滿灰塵的一個角落。

另外，在生產車間，每天都要對機器設備進行清掃和擦拭，并了解機器或設備每天的運作情況。嚴格執行5S管理制度在清掃的時候，要兼顧每天的保養工作。

這樣，以確保機器設備能夠隨時使用。垃圾、污垢、灰塵都會縮短機械或設備的使用壽命。必須每天進行檢查、修整，防故障于未然，從而保證正常工作。

效果4零更換：品種多樣化

在當今這個社會，只從事一項工作的人很少，大多數人都同時從事著幾項工作。同樣，在制造工廠，我們很少聽說同一種產品一直以來都只生產一種顏色，一個種類。現實情況要求我們必須實行品種多樣化，否則，企業將難以生存下去。

在這種情況下，我們通過對資料和必要信息的整理來避免查找時的無用功。并且通過徹底地整理、整頓，建立一個即使是新調來的職員也能馬上了如指掌的工作環境。在生產一線，如果整理好了更換零件時必須要用到的工具，那么臨時員工或者是打工人員也能夠立刻找到工具，進行更換。

效果5零災害：安全第一

因為沒有畫清標志線，工作人員和突然行駛而來的鏟車相撞；機器突然停止工作，工作人員心中奇怪“怎么了”，但手剛伸過去，就被重新啟動的機器夾住了手指，高高堆積的貨物突然倒下來。工作人員沒有戴安全相卻站在起重機吊起的貨物下面；在壓力機沒有打開安全閥門時就開始工作……

沒有推行5S的工廠是不能保證安全的。在宜傳安全第一之前，首先要推行5S培訓和咨詢活動。如果防火器材被安裝在容易找到的固定地點，緊急通道能夠保證暢通，即使像非人為因素造成的地震、火災等災害來臨的時候，也能夠迅速應對。

效果6零庫存：問題表面化

下面是不要出現庫存的理由。

庫存使利息負擔增大，造成搬運、轉移的無用功，還會導致多余的管理、劣質產品的出現、材料和零件的浪費以及能源的浪費，并且還占用空間等。這些確實都是存在的問題。

特別是在經營困難的時候。利息負擔會成為企業的重負，這是一個不爭的事實。

但是在經營并不困難，資金有些寬裕的情況下是不是就允許庫存的出現呢？答案是否定的。上面所舉出的一些證明不應該出現庫存的理由，還不是真正的理由，只是表面的理由。

不應該出現庫存的真正理由在于，庫存可以隱藏公司里存在的所有問題，而被隱藏起來的問題才是公司的真正問題。

如果要列舉公司的真正問題，那可真是舉不勝舉。比如，不能很好地應付計劃的變更，劣質產品數量過多，設備故障頻繁發生，不能很好地進行零件更換，設備布局不合理，大型的設備過于集中，生產工序之間不平衡，零件短缺成為家常便飯，工作人員出勤率不穩定，等等。

庫存有使公司問題潛在化而不至于引起大規模混亂的機能。如果庫存成為一種習慣，這些問題就會一直潛藏在公司里，成為一種“慢性病”，直到公司維持不下去。所以我們有必要通過整理的手段，對萬惡之源的庫存進行清理。清理出需要的東西和不需要的東西，防止庫存物品過剩，也防止倉庫過多，使問題表面化。

效果7零停滯：縮短交付期

擁有過多資料的人會把現在工作必需的資料和不必需的資料混在一起。當然，他所承擔的工作任務也會混雜在一起而弄不清楚每一項的交付期。

這種情況下工作人員大多是受到催促之后才開始進行某一項工作。可以想像之后的工作情況：為了從資料堆中查找出所需要的資料，他要頻繁地、反復地翻找。這樣工作至少要多花2到3倍的時間。

因此，要通過整理把現在工作不需要的東西拿離辦公桌。要把每項工作需要的資料整頓好，省掉查找的時間。并且清楚地標明工作交付期。